Jak tworzyć zadania cykliczne
Tworzenie zadań cyklicznych w monday.com pozwala zautomatyzować powtarzalną pracę i pilnować postępów projektów. Możesz ustawić, aby zadania powtarzały się codziennie, co tydzień lub według własnego harmonogramu. Dzięki temu Twój zespół nie przegapi ważnych terminów ani aktualizacji.
Jak tworzyć grupę według cyklicznego harmonogramu?
Aby pokazać, jak przydaje się cykliczne tworzenie zadań, posłużymy się przykładem małej firmy produkującej mydło o nazwie Thorn & Thistle.
W naszej małej firmie korzystamy z poniższej tablicy, aby śledzić zamówienia na produkty do sklepu w każdym miesiącu.
Za każdym razem, gdy sklep potrzebuje uzupełnić zapasy produktu, zgłasza na tej tablicy produkt i jego ilość. Pod koniec miesiąca możemy podsumować zamówienia i sprawdzić, ile produktu powinniśmy wyprodukować w fabryce.
Ponieważ grupy na naszej tablicy odpowiadają poszczególnym miesiącom, na początku każdego miesiąca musimy utworzyć nową grupę. Aby robić to automatycznie, skonfigurowaliśmy automatyzację cykliczną.
Kroki: tworzenie grupy w określonych odstępach czasu
- Kliknij Automatyzuj (Automate) na tablicy.
- Kliknij kartę Utwórz (Create).
- Kliknij Utwórz od podstaw (Create from scratch).
- W kreatorze receptur automatyzacji wybierz recepturę Co określony czas, a następnie utwórz grupę (Every time period, then create a group).
Następnie dostosuj recepturę automatyzacji, jak pokazano poniżej. Możesz wybrać, jak często ma być tworzona grupa, jak ma się nazywać i o której godzinie ma powstawać.
Jak tworzyć element według cyklicznego harmonogramu?
Jeśli chcesz regularnie powtarzać pojedyncze zadanie, możesz użyć automatyzacji cyklicznej, która będzie tworzyć je zgodnie z wybranym harmonogramem.
W naszym przykładzie firmy produkującej mydło korzystamy z poniższej tablicy harmonogramu, aby pilnować codziennych zadań. Mamy spotkanie każdego dnia i chcemy, aby na czas pojawiało się na tablicy.
Aby codziennie mieć na tablicy element dotyczący naszego spotkania, skonfigurowaliśmy pokazaną poniżej automatyzację. Teraz każdego ranka o 10:00 automatycznie tworzy się element o nazwie „Codzienne spotkanie”. Dzięki temu o nim nie zapomnimy.
Wskazówka: Możesz też użyć aplikacji Recurring Tasks, aby w inny sposób szybko tworzyć zadania cykliczne.
Jak wysyłać zespołowi powiadomienia według cyklicznego harmonogramu?
Zauważyliśmy, że nasz zespół sprzedaży zapominał uzupełniać towar na półkach w sklepach na początku każdego tygodnia. Nie chcemy, aby klienci widzieli puste półki. Aby rozwiązać ten problem, dodaliśmy ten szablon automatyzacji:
Skonfigurowaliśmy automatyzację tak, aby w każdy poniedziałek o 9:00 wysyłała całemu zespołowi sprzedaży wiadomość „Przypomnienie o uzupełnieniu towaru na półkach!”. Dzięki temu możemy rozpoczynać każdy tydzień z dobrze zaopatrzonym sklepem i zadowolonymi klientami.
Wskazówka: Możesz używać tej automatyzacji do wysyłania cyklicznych przypomnień. Możesz na przykład przypominać zespołowi o uzupełnianiu liczby przepracowanych godzin w kalendarzu rozliczeniowym pod koniec każdego miesiąca.
Jak duplikować grupę według cyklicznego harmonogramu?
W firmie Thorn & Thistle co miesiąc wprowadzamy na rynek nowy produkt. Za każdym razem korzystamy z tego samego procesu, który śledzimy na tablicy „Premiera produktu” („Product Release”). Każda grupa na tej tablicy odpowiada innemu produktowi, a znajdujące się w niej elementy przedstawiają różne wydarzenia związane z jego premierą. Zamiast za każdym razem ponownie dodawać elementy, użyjemy automatyzacji, aby duplikować grupę.
Wystarczy skonfigurować automatyzację pokazaną poniżej. Ustawiliśmy duplikowanie grupy pierwszego dnia każdego miesiąca o 9:00. Dzięki temu możemy odpowiednio zmienić nazwę grupy i rozpocząć pracę nad premierą produktu na początku miesiąca.
Ponieważ nowa grupa jest identyczna z oryginalną grupą „Candied Apple Spray”, chcemy usunąć wszystkie jej dane za pomocą działań zbiorczych. W podlinkowanym artykule wyjaśniono, jak działają działania zbiorcze i które dane na tablicy możesz aktualizować zbiorczo.
Najpierw zmienimy nazwę i kolor grupy. Następnie najedziemy kursorem na lewą stronę każdego elementu, aby zaznaczyć wszystkie elementy w grupie. Potem wyczyścimy zawartość każdej kolumny, jak pokazano poniżej:
Jak działają automatyzacje oparte na czasie?
Możesz się zastanawiać, jak działają automatyzacje oparte na czasie. Przyjrzyjmy się działaniu pola Data w poniższym szablonie: Gdy nadejdzie data, powiadom kogoś.
Automatyzacja będzie działać zgodnie ze strefą czasową na komputerze osoby, która ją skonfigurowała. Jeśli jestem w Nowym Jorku i ustawię automatyzację na 9:00, będzie uruchamiać się codziennie o 9:00 czasu wschodniego, niezależnie od strefy czasowej innych osób z zespołu. Jeśli ktoś z mojego zespołu jest w Los Angeles, otrzyma powiadomienie o 6:00 czasu pacyficznego.
Uwaga: Jeśli używasz szablonu „Gdy minie data…”, automatyzacja uruchomi się o północy tego dnia.
Często zadawane pytania
Jak tworzyć zadania cykliczne w monday.com?
Możesz tworzyć zadania cykliczne za pomocą automatyzacji, która duplikuje element według ustalonego harmonogramu, na przykład codziennie, co tydzień lub co miesiąc.
Czy mogę dostosować częstotliwość powtarzania zadania w monday.com?
Tak. Podczas konfigurowania automatyzacji możesz wybrać konkretne dni, godziny lub odstępy czasu.
Czy zadania cykliczne automatycznie aktualizują istniejące elementy?
Nie. Każde zadanie cykliczne tworzy nowy element, zamiast aktualizować istniejący. Dzięki temu możesz śledzić każde wystąpienie osobno.
Dlaczego automatyzacja zadania cyklicznego nie działa?
Sprawdź, czy automatyzacja jest aktywna, czy nie został osiągnięty limit automatyzacji na tablicy i czy Twój plan obsługuje automatyzacje zadań cyklicznych.