Uruchamianie automatyzacji po określonej liczbie dni
Kto może korzystać z tej funkcji
- jest dostępna we wszystkich planach
Automatyzacje w monday.com nie mogą uruchamiać się bezpośrednio na podstawie Dziennika tworzenia (Creation Log) ani Dziennika aktywności (Activity Log). Jeśli chcesz zaplanować działanie - na przykład wysłanie powiadomienia lub przeniesienie elementu - po określonej liczbie dni od jakiegoś zdarzenia, możesz to zrobić za pomocą pomocniczej kolumny typu Data i dwóch automatyzacji, które współpracują ze sobą.
Skorzystaj z tego przewodnika, aby dodać do tablicy pomocniczą kolumnę typu Data i skonfigurować obie automatyzacje.
Jak to działa
Konfiguracja opiera się na dwóch automatyzacjach uruchamianych po kolei:
- Automatyzacja 1 rejestruje moment wystąpienia zdarzenia - na przykład utworzenia elementu lub zmiany statusu - wpisując dzisiejszą datę do pomocniczej kolumny typu Data.
- Automatyzacja 2 obserwuje tę kolumnę i uruchamia wybrane działanie po określonej liczbie dni od wpisania daty.
Pomocnicza kolumna typu Data łączy obie automatyzacje. Nie musisz jej wypełniać ręcznie - zajmie się tym Automatyzacja 1.
Krok 1: Skonfiguruj pomocniczą kolumnę typu Data
Dodaj do tablicy kolumnę typu Data, która będzie pełnić funkcję znacznika czasu. Wystarczy utworzyć ją raz dla każdej tablicy.
1 Otwórz tablicę, na której chcesz skonfigurować automatyzację.
2 Kliknij ikonę + po prawej stronie nagłówków kolumn, aby dodać nową kolumnę.
3 Wybierz Data (Date) z listy typów kolumn.
4 Nadaj kolumnie opisową nazwę, na przykład Data utworzenia lub Data zmiany statusu, aby było jasne, jakie informacje śledzi.
Krok 2: Utwórz automatyzację 1 - wpisuj dzisiejszą datę do kolumny pomocniczej
Ta automatyzacja rejestruje moment wystąpienia zdarzenia, automatycznie wpisując dzisiejszą datę do pomocniczej kolumny typu Data.
1 Kliknij przycisk Automatyzuj (Automate) w prawym górnym rogu tablicy.
2 Kliknij Utwórz własną automatyzację (Create custom automation).
3 Wybierz wyzwalacz odpowiedni dla zdarzenia, które chcesz śledzić:
- Gdy element zostanie utworzony (When an item is created) - aby liczyć dni od dodania elementu do tablicy.
- Gdy status zmieni się na [wartość] (When status changes to [value]) - aby liczyć dni od aktualizacji konkretnej kolumny statusu.
4 Jako działanie wybierz Ustaw datę na dzisiejszą (Set date to today) i wskaż pomocniczą kolumnę typu Data utworzoną w kroku 1.
5 Kliknij Zapisz (Save).
Krok 3: Utwórz automatyzację 2 - uruchom działanie po X dniach
Ta automatyzacja obserwuje pomocniczą kolumnę typu Data i uruchamia wybrane działanie po określonej liczbie dni od wpisania daty.
1 Ponownie kliknij przycisk Automatyzuj i wybierz Utwórz własną automatyzację.
2 Jako wyzwalacz wybierz Gdy nadejdzie data (When date arrives) i wskaż pomocniczą kolumnę typu Data.
3 Kliknij ustawienia wyzwalacza, aby skonfigurować czas: ustaw X dni po dacie (X days after) - na przykład 3 dni później. Możesz też wybrać konkretną godzinę uruchomienia automatyzacji.
4 Wybierz działanie, które ma się wykonać - na przykład powiadomienie kogoś, przeniesienie elementu do grupy lub zmianę statusu.
5 Kliknij Zapisz.
Uwaga: gdy Automatyzacja 1 wpisze datę do pomocniczej kolumny, data nie zaktualizuje się automatycznie, jeśli wyzwalające zdarzenie wystąpi ponownie. Jeśli chcesz zresetować licznik, automatyzacja musi ponownie zaktualizować datę po dodaniu nowego elementu lub zmianie statusu.
Dobre praktyki
- Nadaj pomocniczej kolumnie typu Data jasną nazwę, na przykład „Data zmiany statusu”. Dzięki temu zespół będzie wiedzieć, do czego służy, i nie będzie jej ręcznie edytować.
- Jeśli śledzisz na tej samej tablicy kilka różnych zdarzeń, utwórz osobną pomocniczą kolumnę typu Data dla każdego z nich. Dzięki temu unikniesz konfliktów między automatyzacjami.
- Po zapisaniu obu automatyzacji przetestuj je, tworząc element lub zmieniając status. Następnie sprawdź, czy pomocnicza kolumna została wypełniona i czy druga automatyzacja została prawidłowo zaplanowana. W tym celu skorzystaj z Dziennika aktywności automatyzacji (Automation activity log).
- Podczas konfiguracji pozostaw pomocniczą kolumnę typu Data widoczną na tablicy. Ukryj ją, gdy potwierdzisz, że wszystko działa prawidłowo.
Często zadawane pytania
Dlaczego nie mogę uruchomić automatyzacji bezpośrednio na podstawie Dziennika tworzenia lub Dziennika aktywności?
Automatyzacje monday.com nie mogą odczytywać Dziennika tworzenia ani Dziennika aktywności jako źródła wyzwalacza. Obsługiwanym sposobem planowania działań po określonej liczbie dni od zdarzenia jest użycie pomocniczej kolumny typu Data, do której datę wpisuje pierwsza automatyzacja.
Czy mogę użyć istniejącej kolumny typu Data zamiast tworzyć nową?
Zalecamy utworzenie osobnej pomocniczej kolumny typu Data na potrzeby tej konfiguracji. Użycie istniejącej kolumny, która jest już częścią procesu pracy, może powodować konflikty, jeśli będzie ręcznie aktualizowana lub zmieniana przez inne automatyzacje.
Dlaczego druga automatyzacja nie uruchomiła się o czasie?
Sprawdź, czy Automatyzacja 1 zadziałała prawidłowo i wpisała datę do pomocniczej kolumny. Jeśli kolumna jest pusta, Automatyzacja 2 nie ma danych do odczytania. Upewnij się też, że wyzwalacz Automatyzacji 2 wskazuje właściwą kolumnę typu Data oraz że prawidłowo ustawiono przesunięcie w dniach i godzinę.
Czy mogę skonfigurować kilka opóźnionych działań dla tego samego zdarzenia?
Tak. Możesz utworzyć dodatkowe automatyzacje korzystające z tej samej pomocniczej kolumny typu Data. Dla każdej ustaw inne opóźnienie i działanie - na przykład jedną, która uruchomi się po 3 dniach, i drugą, która uruchomi się po 10 dniach od tego samego zdarzenia.
Gdzie sprawdzić, czy automatyzacje uruchomiły się prawidłowo?
Otwórz menu Automatyzuj i przejdź do Dziennika aktywności automatyzacji, aby sprawdzić każde uruchomienie, potwierdzić, że działania wykonały się zgodnie z oczekiwaniami, i znaleźć ewentualne błędy.