Raport wykorzystania zasobów na poziomie portfolio zapewnia osobom zarządzającym portfolio i zasobami jeden zbiorczy widok przydziału zasobów we wszystkich projektach w portfolio. Dzięki niemu szybko sprawdzisz, gdzie zasoby są przeciążone lub niewykorzystane, i podejmiesz świadome decyzje dotyczące obsady, zanim pojawią się konflikty.

Czym jest raport wykorzystania zasobów na poziomie portfolio?

Narzędzia do zarządzania zasobami w planie Enterprise monday.com współpracują ze sobą: Katalog zasobów (Resource Directory) zawiera informacje o członkach zespołu, Planista zasobów (Resource planner) pozwala przydzielać ich do projektów, zarządzanie zasobami na poziomie zadań łączy planowany nakład pracy i zarejestrowane godziny z poszczególnymi zadaniami, a Menedżer pojemności (Capacity manager) łączy dane z planerów w przegląd obciążenia. Raport wykorzystania zasobów na poziomie portfolio uzupełnia ten obraz. Pokazuje w jednym miejscu przydział zasobów we wszystkich projektach w portfolio, dzięki czemu możesz planować z wyprzedzeniem i wcześnie wykrywać konflikty.

Dodaj raport do portfolio

Raport wykorzystania zasobów jest dodawany jako widok w portfolio, obok innych widoków, takich jak Projekty, Wykres Gantta i Migawka. Aby go dodać, otwórz portfolio, kliknij kartę + u góry portfolio, a następnie wybierz z menu Wykorzystanie zasobów (Resource utilization).

Z jakich źródeł raport pobiera dane

Raport automatycznie pobiera dane z dwóch źródeł ze wszystkich projektów w portfolio:

• Planista zasobów, w którym planuje się przydział zasobów na poziomie całego projektu.
• Projekty w portfolio zawierające kolumnę Zasób (Resource), w której zasoby są przypisywane bezpośrednio do zadań.

Jeśli Twój zespół korzysta już z jednego z tych źródeł, nie musisz niczego dodatkowo konfigurować.

Uwaga: Dostępność jest obliczana na podstawie projektów uwzględnionych w portfolio. Raport nie pokazuje zasobów z projektów spoza portfolio.

Jak czytać raport

Raport pokazuje roczny widok wszystkich zasobów w portfolio z podziałem na miesiące. Każdy zasób jest wyświetlany w osobnym wierszu, a u góry wiersza znajduje się linia odniesienia pokazująca jego dostępność. Możesz wybrać, które wskaźniki nakładu pracy mają być wyświetlane obok niej (Przydzielone (Allocated), Zaplanowane (Planned) i Zarejestrowane (Spent)), zależnie od wybranej wartości bazowej. Omówimy ją w następnej sekcji.

Każdy wskaźnik jest wyświetlany jako pasek w komórce miesiąca, dzięki czemu możesz porównać obok siebie kilka wskaźników. Kolory pasków pozwalają szybko wykryć nadmierne obciążenie.

Aby wyświetlić dane konkretnych osób, kliknij filtr Zasób u góry raportu i wybierz jeden lub więcej zasobów.

Uwaga: Raport pokazuje dane z jednego miesiąca naraz. Obejmuje zakres od roku wstecz do trzech lat naprzód.

Wyświetl podział zasobu według projektu

Każdy wiersz raportu odpowiada jednemu zasobowi i pokazuje jego łączne wartości za dany miesiąc. Kliknij dowolny wiersz, aby rozwinąć podział według projektów. Zobaczysz nie tylko, jak bardzo dana osoba jest obciążona, ale też skąd dokładnie wynika to obciążenie.

W widoku podziału możesz przejść bezpośrednio do odpowiedniego projektu i wprowadzić zmiany.

Wybierz wartość bazową wykorzystania zasobów i wskaźniki

Wybrana wartość bazowa określa punkt odniesienia dla wykorzystania zasobów oraz dostępne wskaźniki. Wybierz jedną z opcji:

• Na podstawie dostępności (Based on availability): dostępność jest linią odniesienia. Włącz dowolną kombinację wskaźników Przydzielone, Zaplanowane i Zarejestrowane, aby porównać każdy z nich z całkowitą liczbą godzin dostępnych dla danej osoby.
• Na podstawie przydziału (Based on allocation): przydział jest linią odniesienia. Włącz wskaźniki Zaplanowane i Zarejestrowane, aby porównać dane na poziomie zadań z zasobami przydzielonymi w Planerze zasobów.
• Planowane a rzeczywiste (Planned vs. actual): stały widok, który bezpośrednio porównuje planowany nakład pracy z już zarejestrowanymi godzinami.

Kolory aktualizują się automatycznie w zależności od wybranej wartości bazowej.

Opcje wyświetlania

Wyświetl dane dotyczące nakładu pracy w godzinach lub jako wartości procentowe - wybierz format odpowiedni dla swojego zespołu. Przełączaj się między formatami w ustawieniach wyświetlania raportu:

Uwaga: Dane są odświeżane co 24 godziny, dzięki czemu raport przedstawia niemal aktualny obraz portfolio.

Najczęściej zadawane pytania

Z jakich źródeł danych korzysta raport wykorzystania zasobów na poziomie portfolio?

Raport automatycznie pobiera dane z Planera zasobów oraz z kolumn Zasób w projektach uwzględnionych w portfolio.

Jak często aktualizowane są dane w raporcie?

Dane są odświeżane co 24 godziny, więc raport przedstawia niemal aktualny obraz portfolio.

Czy raport uwzględnia nakład pracy w projektach spoza mojego portfolio?

Nie. Raport nie pokazuje zasobów z projektów spoza portfolio.

Czy mogę zmienić sposób obliczania wykorzystania zasobów w raporcie?

Tak. Wybierz opcję Na podstawie dostępności, Na podstawie przydziału lub Planowane a rzeczywiste. Każda wartość bazowa określa punkt odniesienia dla wykorzystania zasobów oraz dostępne wskaźniki.