Raport wykorzystania zasobów na poziomie portfolio zapewnia menedżerom portfolio i zasobów jeden zagregowany widok przydziału zasobów we wszystkich projektach w portfolio. Użyj go, aby szybko wykryć nadmierne lub niewystarczające obciążenie i podejmować świadome decyzje dotyczące obsady, zanim pojawią się konflikty.

Czym jest raport wykorzystania zasobów na poziomie portfolio?

Narzędzia do zarządzania zasobami w planie Enterprise monday.com współpracują ze sobą: Katalog zasobów (Resource Directory) zawiera informacje o członkach zespołu, Planer zasobów (Resource planner) przydziela ich do projektów, przydzielanie zasobów na poziomie zadań (task-level resourcing) pomaga dopasować zaplanowany nakład pracy i zarejestrowane godziny do poszczególnych zadań, a Menedżer wydajności (Capacity manager) zbiera dane z planerów i przedstawia je w widoku obciążenia. Raport wykorzystania zasobów na poziomie portfolio uzupełnia ten obraz. Pokazuje w jednym miejscu przydział zasobów we wszystkich projektach w portfolio, dzięki czemu możesz planować z wyprzedzeniem i wcześnie wykrywać konflikty.

Dodaj raport do portfolio

Raport wykorzystania zasobów dodaje się jako widok w portfolio, obok innych widoków, takich jak Projekty (Projects), Gantt i Migawka (Snapshot). Aby go dodać, otwórz portfolio, kliknij kartę + u góry portfolio i wybierz z menu Wykorzystanie zasobów (Resource utilization).

Z jakich źródeł raport pobiera dane

Raport automatycznie pobiera dane z dwóch źródeł ze wszystkich projektów w portfolio:

• Planera zasobów (Resource planner), w którym planuje się przydział zasobów na poziomie całego projektu.
• Każdego projektu w portfolio, który ma kolumnę Zasób (Resource). W tej kolumnie zasoby są przypisywane bezpośrednio do zadań.

Jeśli Twój zespół korzysta już z jednego z tych źródeł, nie musisz niczego dodatkowo konfigurować.

Uwaga: Dostępność jest obliczana na podstawie projektów uwzględnionych w portfolio. Zasoby z projektów spoza portfolio nie są widoczne w raporcie.

Jak czytać raport

Raport przedstawia roczny widok wszystkich zasobów w portfolio, z podziałem na miesiące. Każdy zasób jest widoczny w osobnym wierszu, a u góry wiersza znajduje się linia wskazująca jego dostępność. Możesz włączyć wyświetlanie wybranych wskaźników nakładu pracy obok tej linii: Przydzielone (Allocated), Zaplanowane (Planned) i Wykorzystane (Spent). Dostępne wskaźniki zależą od wybranej wartości bazowej, którą omówimy w następnej sekcji.

Każdy wskaźnik jest przedstawiony jako słupek w komórce danego miesiąca, dzięki czemu możesz porównać kilka wskaźników obok siebie. Kolory słupków pozwalają szybko zauważyć nadmierne obciążenie.

Aby wyświetlić dane konkretnych osób, kliknij filtr Zasób (Resource) u góry raportu i wybierz co najmniej jeden zasób.

Uwaga: Raport pokazuje dane dla jednego miesiąca naraz i obejmuje okres od roku wstecz do trzech lat naprzód.

Wyświetl zestawienie zasobów według projektu

Każdy wiersz w raporcie przedstawia jeden zasób i jego łączne wartości za dany miesiąc. Kliknij dowolny wiersz, aby rozwinąć zestawienie według projektów. Zobaczysz wtedy nie tylko poziom obciążenia danej osoby, ale też dokładnie, z których projektów ono wynika.

W widoku zestawienia możesz przejść bezpośrednio do odpowiedniego projektu i wprowadzić zmiany.

Wybierz wartość bazową wykorzystania zasobów i wskaźniki

Wybrana wartość bazowa określa punkt odniesienia dla wykorzystania zasobów oraz dostępne przełączniki wskaźników. Wybierz jedną z opcji:

• Na podstawie dostępności (Based on availability): linia odniesienia wskazuje dostępność. Włącz dowolną kombinację wskaźników Przydzielone (Allocated), Zaplanowane (Planned) i Wykorzystane (Spent), aby sprawdzić, jak każdy z nich wypada w porównaniu z łączną liczbą godzin dostępnych dla danej osoby.
• Na podstawie przydziału (Based on allocation): linia odniesienia wskazuje przydział. Włącz wskaźniki Zaplanowane (Planned) i Wykorzystane (Spent), aby porównać dane na poziomie zadań z zasobami przydzielonymi w Planerze zasobów.
• Zaplanowane a rzeczywiste (Planned vs. actual): stały widok, który bezpośrednio porównuje zaplanowany nakład pracy z zarejestrowanymi godzinami.

Kolory są automatycznie aktualizowane na podstawie wybranej wartości bazowej.

Opcje wyświetlania

Wyświetlaj wszystkie dane dotyczące nakładu pracy w godzinach lub jako wartości procentowe - wybierz format odpowiedni dla swojego zespołu. Przełączaj się między nimi w ustawieniach wyświetlania raportu:

Uwaga: Dane są odświeżane co 24 godziny, dlatego raport przedstawia obraz portfolio zbliżony do aktualnego.

Często zadawane pytania

Z jakich źródeł danych korzysta raport wykorzystania zasobów na poziomie portfolio?

Raport automatycznie pobiera dane z Planera zasobów oraz z każdego projektu w portfolio, który ma kolumnę Zasób. Uwzględnia wszystkie projekty w portfolio.

Jak często aktualizowane są dane w raporcie?

Dane są odświeżane co 24 godziny, dlatego raport przedstawia widok portfolio zbliżony do aktualnego.

Czy raport uwzględnia nakład pracy z projektów spoza mojego portfolio?

Nie. Zasoby z projektów spoza portfolio nie są widoczne w raporcie.

Czy mogę zmienić sposób obliczania wykorzystania zasobów w raporcie?

Tak. Wybierz opcję Na podstawie dostępności (Based on availability), Na podstawie przydziału (Based on allocation) lub Zaplanowane a rzeczywiste (Planned vs. actual). Każda wartość bazowa określa punkt odniesienia dla wykorzystania zasobów oraz dostępne przełączniki wskaźników.