Ważne: Każde konto Enterprise otrzymuje domyślnie 20 szablonów zarządzanych. Po wykorzystaniu tego limitu musisz kupić dodatek z dodatkowymi szablonami. Aby poprosić o zwiększenie limitu, przejdź do Administracja (Administration) > Statystyki użycia (Usage stats) > Szablony zarządzane (Managed templates) i wybierz Poproś o zwiększenie limitu (Request an upgrade) albo skontaktuj się z opiekunem konta.

Szablony zarządzane pomagają odtwarzać przepływy pracy na koncie i zachować ich spójność na dużą skalę. Możesz utworzyć szablon z obszaru roboczego lub tablicy. Taki szablon pełni funkcję „szablonu głównego”. Tablice i obszary robocze utworzone na jego podstawie nazywamy instancjami. Gdy zaktualizujesz szablon zarządzany i opublikujesz zmiany, obsługiwane zmiany zostaną przeniesione do połączonych instancji, dzięki czemu przepływy pracy pozostaną spójne.

Jak to działa

Tworzenie szablonu zarządzanego ze standardowymi instancjami przebiega następująco:

1. Wybierz obszar roboczy lub pojedynczą tablicę, która będzie szablonem zarządzanym

Może on zawierać tablice, pulpity, dokumenty robocze i inne elementy. Tablice w tym obszarze roboczym będą mogły wysyłać aktualizacje do wszystkich tablic utworzonych na jego podstawie.

2. Utwórz instancje szablonu, dodając jego zawartość do dowolnego obszaru roboczego na swoim koncie

Jeśli szablon zawiera kilka elementów, takich jak tablice, dokumenty i pulpity, zostaną one połączone w jedną instancję. Po utworzeniu instancje będą automatycznie otrzymywać obsługiwane zmiany z szablonu zarządzanego za każdym razem, gdy opublikujesz zmiany.

3. Publikuj aktualizacje w razie potrzeby

Właściciele obszaru roboczego mogą kliknąć przycisk Opublikuj (Publish), aby zastosować zmiany z szablonu do wszystkich połączonych instancji.

Utwórz szablon zarządzany

Szablon zarządzany możesz utworzyć z pojedynczej tablicy lub całego obszaru roboczego.

Aby utworzyć szablon z tablicy, kliknij menu z trzema kropkami obok nazwy tablicy i wybierz Zapisz jako szablon (Save as template):

Pojawi się pytanie, czy przenieść oryginalną tablicę do Centrum szablonów, tak aby była widoczna tylko tam, czy ją zduplikować, aby była widoczna zarówno w Centrum szablonów, jak i w lewym panelu.

Po dokonaniu wyboru pojawi się prośba o wybranie Szablonu standardowego (Standard template) lub Szablonu zarządzanego (Managed template).

Następnie możesz nadać szablonowi nazwę i ustawić go jako publiczny lub prywatny. Dzięki temu określisz, kto może z niego korzystać (zainstalować go).

Prywatne szablony są widoczne dla wszystkich członków konta, ale korzystać z nich mogą tylko wybrani członkowie zespołu zaproszeni przez właściciela szablonu na stronie członków szablonu.

Gdy członkowie zespołu znajdą prywatny szablon w Centrum szablonów, osoby, które nie zostały dodane jako członkowie szablonu, zobaczą wyszarzony przycisk Edytuj w nowej karcie (Edit in a new tab) oraz opcję Poproś o dołączenie (Request to join). Kliknięcie opcji „Poproś o dołączenie” powiadomi właściciela szablonu, który będzie mógł zatwierdzić prośbę. Po uzyskaniu dostępu członkowie zespołu będą mogli korzystać z szablonu.

Aby utworzyć szablon zarządzany z obszaru roboczego, kliknij menu z trzema kropkami obok nazwy obszaru roboczego i wybierz Zapisz jako szablon (Save as template):

Uwaga: Podczas zapisywania całego obszaru roboczego jako szablonu nie można zduplikować oryginału.

Obszar roboczy zostanie przeniesiony do Centrum szablonów.

Utwórz instancje szablonu

Aby utworzyć instancję z szablonu zarządzanego, otwórz lewy panel, kliknij niebieską ikonę + i wybierz Centrum szablonów (Template center).

Wyszukaj szablon po nazwie albo znajdź go w sekcji Szablony utworzone na Twoim koncie (Templates created in your account). Otwórz szablon i kliknij niebieski przycisk Użyj szablonu zarządzanego (Use managed template), aby dodać go do swojego konta.

Możesz też kliknąć strzałkę obok opcji Użyj szablonu zarządzanego (Use managed template) i wybrać, czy dodać szablon do istniejącego obszaru roboczego jako folder, czy utworzyć nowy obszar roboczy, do którego zostanie dodany szablon.

Po wykonaniu tych czynności na Twoim koncie pojawi się nowy obszar roboczy lub folder zawierający takie same tablice, pulpity, dokumenty robocze i inne elementy jak oryginalny szablon.

Uwaga: Usunięcie lub zarchiwizowanie instancji automatycznie odłącza ją od szablonu zarządzanego. Instancja przestanie wtedy otrzymywać aktualizacje.

Opublikuj zmiany w szablonie

Po zaktualizowaniu szablonu zarządzanego możesz opublikować zmiany, aby zastosować je do wszystkich połączonych instancji. W tym celu kliknij przycisk Opublikuj zmiany (Publish changes) w prawym górnym rogu tablicy:

Możesz też dodać szczegółowe informacje o wydaniu, które opisują zmiany wprowadzone w tej wersji:

Te informacje zostaną automatycznie dodane jako dyskusja na tablicy szablonu oraz na wszystkich tablicach utworzonych na jego podstawie. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco.

Po opublikowaniu zmian wszystkie instancje zostaną zaktualizowane. Ich członkowie otrzymają powiadomienie o dostępnych zmianach.

Właściciele szablonu mogą edytować szablon zarządzany i publikować aktualizacje dla wszystkich instancji. Członkowie szablonu mogą go edytować i przeglądać nieopublikowane zmiany w Centrum szablonów, ale nie mogą ich publikować. Tablice instancji są aktualizowane dopiero wtedy, gdy właściciel opublikuje zmiany.

Uwaga: Opublikowanie zmian w szablonie uwzględni wszystkie nowe zmiany wprowadzone we wszystkich elementach zawartych w szablonie zarządzanym. Na przykład po dodaniu nowej kolumny do szablonu zarządzanego i opublikowaniu zmian nowa kolumna pojawi się we wszystkich instancjach utworzonych na jego podstawie.

Które zmiany są przenoszone?

Cały czas pracujemy nad dodawaniem nowych możliwości do funkcji szablonów zarządzanych. Obecnie po kliknięciu przycisku „Opublikuj zmiany” z szablonu zarządzanego do jego instancji przenoszone są następujące aktualizacje i zmiany na tablicach:

Typ zmiany	Synchronizuje się z istniejącą instancją	Dotyczy nowych instancji
Kolumny
Dodawanie	✓	✓
Usuwanie	✓	✓
Wszystkie zmiany ustawień opcji Dostosuj (Customize) w kolumnach Status (Status), Lista rozwijana (Dropdown), Formuła (Formula) i Liczby (Numbers)	✓	✓
Zmiana tytułu i opisu	✓	✓
Zmiana kolejności	✓	✓
Widoki tablicy
Widok tabeli	✓	✓
Formularz	✓	✓
Widok aplikacji (Marketplace i Vibe)	✓	✓
Grupy
Dodawanie	✓	✓
Usuwanie	✗	✓
Elementy
Dodawanie	✓	✓
Usuwanie	✗	✓
Uprawnienia
Uprawnienia tablicy	✓	✓
Uprawnienia kolumny	✗	✓
Automatyzacje
Automatyzacje tablicy	✗	✓
Walidacja danych
Reguły walidacji w kolumnach zarządzanych przez szablon	✓	✓
Ustawianie kolumn zarządzanych przez szablon jako wymaganych	✓	✓
Inne
Zmiany ustawień kolumn niewymienionych powyżej, integracji, widoków, aktualizacji itp.	✗	✓
Zmiany wprowadzone na pulpitach	✗	✓
Zmiany wprowadzone w dokumentach	✗	✓
Nowe elementy dodane do istniejących szablonów w lewym panelu (nowa tablica, pulpit, dokument, przepływ pracy itp.)	✗	✓

Zmiany wprowadzone w szablonie zarządzanym nie zawsze dotyczą istniejących instancji. Zostaną jednak uwzględnione w każdej nowej utworzonej instancji.

Dodawanie nowych kolumn

Za każdym razem, gdy dodasz nową kolumnę do tablicy i opublikujesz zmiany, nowa kolumna zostanie przeniesiona do instancji szablonu.

Uwaga: Po usunięciu kolumny z szablonu zarządzanego i opublikowaniu aktualizacji szablonu kolumna nie zostanie usunięta z istniejących instancji. Zmiana dotyczy tylko nowych instancji utworzonych po jej opublikowaniu. Aby usunąć kolumnę z istniejących instancji, usuń ją na ich tablicach.

Dodawanie nowych grup

Po dodaniu nowych grup do szablonu zarządzanego i opublikowaniu zmian nowe grupy zostaną dodane również do instancji szablonu.

Dodawanie nowych elementów i podelementów

Nowe elementy i podelementy dodane do szablonu zarządzanego zostaną przeniesione do instancji po kliknięciu opcji „Opublikuj zmiany”.

Uwaga: Nie można ustawić kolumn jako wymaganych na tablicy instancji. Dzięki temu z szablonu zarządzanego nadal można będzie dodawać nowe elementy, ponieważ wymagane kolumny dodane w instancji byłyby domyślnie puste.

Walidacja danych w szablonach zarządzanych

Funkcja walidacji danych pomaga zapewnić spójne dane wejściowe na wszystkich tablicach utworzonych z szablonu zarządzanego.

Właściciele szablonu zarządzają walidacją w kolumnach zarządzanych przez szablon. W instancjach możesz dodawać reguły walidacji do kolumn lokalnych, ale nie możesz oznaczać kolumn lokalnych jako wymaganych.

Jak działa zarządzanie walidacją

Kolumny zarządzane przez szablon:

• Jako właściciel szablonu możesz określać reguły walidacji i ustawiać kolumny zarządzane przez szablon jako wymagane.
• Te reguły walidacji dotyczą wszystkich istniejących i nowych instancji utworzonych z szablonu zarządzanego.
• W instancjach nie można edytować ustawień walidacji kolumn zarządzanych przez szablon.

Kolumny lokalne na tablicach instancji:

• Na tablicy instancji możesz dodawać reguły walidacji do kolumn lokalnych utworzonych bezpośrednio na tej tablicy.
• Aby właściciele szablonu mogli publikować zmiany bez blokad, nie można ustawiać kolumn lokalnych jako wymaganych.

Uwaga: Jeśli w instancji są już wymagane kolumny lub reguły walidacji ustawione w ramach wcześniejszej konfiguracji, nadal będą obowiązywać. Aby usunąć starsze reguły walidacji na poziomie instancji, skontaktuj się z działem pomocy. Zalecamy usunięcie starszych reguł, aby uniknąć konfliktów z walidacją na poziomie szablonu.

Zmiany ustawień kolumn statusu i listy rozwijanej

Wszystkie zmiany wprowadzone w ustawieniach kolumny statusu na tablicy szablonu zarządzanego zostaną zsynchronizowane po opublikowaniu, w tym:

• Dodawanie nowych etykiet
• Zmiana tekstu i koloru etykiet
• Definicja statusu „Gotowe”
• Opis i nazwa kolumny
• Dezaktywowanie etykiet

Uwaga: Właściciele instancji nie będą mogli zmieniać żadnych z wymienionych wyżej ustawień kolumny statusu.

W ustawieniach kolumny statusu możesz dezaktywować etykiety statusu. Dzięki temu właściciel szablonu zarządzanego może uniemożliwić dalsze używanie danej etykiety we wszystkich instancjach, nie usuwając jej z miejsc, w których była już używana. Aby zapobiec przypadkowemu usunięciu danych z instancji szablonu, nie można całkowicie usunąć etykiety.

Zmiany wprowadzone w ustawieniach kolumny listy rozwijanej również zostaną przeniesione po opublikowaniu zmian w szablonie.

Opisy kolumn

Zmiany w opisach kolumn w szablonie zarządzanym zostaną przeniesione do instancji po opublikowaniu aktualizacji szablonu. Nowe instancje utworzone na podstawie szablonu będą zawierać opisy kolumn.

Uprawnienia tablicy

Aby mieć pełną kontrolę nad instancjami, synchronizujemy uprawnienia tablicy bezpośrednio z szablonu zarządzanego ze wszystkimi utworzonymi na jego podstawie tablicami.

Po ustawieniu uprawnień do wyświetlania i edycji w szablonie zarządzanym każda utworzona na jego podstawie tablica odziedziczy te same ustawienia uprawnień. Dzięki temu zachowasz spójność w całym przepływie pracy.

Zgodnie z tą zasadą po próbie edycji uprawnień tablicy w dowolnej instancji zobaczysz następujący widok:

Wskazówka: Pracujemy nad dodaniem kolejnych możliwości w przyszłości.

Rozpoznawanie szablonu zarządzanego

Szablony zarządzane w Centrum szablonów są oznaczone ikoną korony:

Po otwarciu instancji w nagłówku tablicy zobaczysz ikonę korony i spinacza. Rozwiń nagłówek, aby sprawdzić, z którym szablonem zarządzanym połączona jest instancja, i przejść do niego w Centrum szablonów.

Wyświetl wszystkie instancje

Za pomocą jednego kliknięcia możesz wyświetlić i otworzyć wszystkie instancje utworzone z szablonu zarządzanego. Wystarczy kliknąć przycisk „Instancje” na górnym pasku dowolnego szablonu zarządzanego. Zobaczysz listę wszystkich połączonych instancji oraz informację o ostatnim statusie publikacji dla każdej z nich, w tym o powodzeniu lub błędach:

Zarządzanie szablonami z dziesiątkami instancji nigdy nie było łatwiejsze. Instancje utworzone z tego samego szablonu są tutaj zgrupowane, co ułatwia przeglądanie. Możesz też szybko sprawdzić lokalizację każdego elementu, w tym jego produkt, obszar roboczy i tablicę.

Wskazówka: Kliknij nazwę produktu, obszaru roboczego lub tablicy, aby od razu do niej przejść. Nie musisz jej szukać na koncie.

Chcesz skupić się na instancjach, w których wystąpiły błędy publikacji? Użyj filtra statusu, aby posortować tablice i znaleźć te, w których wystąpiły problemy z publikacją. Dzięki temu łatwiej je rozwiążesz. Za pomocą filtra możesz też monitorować liczbę grup, które zostały pomyślnie zsynchronizowane lub których synchronizacja nie powiodła się, w trakcie publikacji i po jej zakończeniu.

Odłącz instancję

Aby odłączyć instancję od szablonu zarządzanego i przestać otrzymywać z niego aktualizacje, kliknij przycisk „Instancje” u góry ekranu, aby wyświetlić listę wszystkich połączonych instancji. Następnie znajdź instancję, którą chcesz odłączyć, kliknij menu z trzema kropkami obok niej i wybierz opcję „Odłącz instancję”.

Uwaga: Odłączenie instancji jest nieodwracalne.

Usuń szablon

Aby usunąć szablon, otwórz menu z trzema kropkami obok opcji „Instancje”. Wybierz „Usuń szablon”, a następnie „Usuń na stałe” lub „Przenieś do obszaru roboczego”, aby przenieść szablon z Centrum szablonów z powrotem do obszaru roboczego.

Możesz też znaleźć szablon, który chcesz usunąć, w Centrum szablonów. Kliknij trzy kropki obok opcji „Edytuj w nowej karcie” i wybierz „Usuń szablon”.

Automatyzuj tworzenie szablonów

Możesz używać niestandardowych automatyzacji, aby tworzyć nowe instancje szablonu. Na przykład zespół HR może skonfigurować automatyzację, która utworzy nową tablicę wdrożeniową na podstawie szablonu zarządzanego, gdy kandydat otrzyma status zatrudnionego.

Wskazówka: Obejrzyj krótki film na YouTube, aby dowiedzieć się, jak automatycznie tworzyć nowe tablice z szablonów.

Pulpit użycia szablonów zarządzanych

Administratorzy mogą teraz otworzyć pulpit z podsumowaniem aktywności wszystkich szablonów zarządzanych. W tym celu przejdź do sekcji administracji, wybierz „Statystyki użycia”, a następnie „Szablony zarządzane”. Pulpit zawiera łączną liczbę szablonów, liczbę używanych instancji i informację o najczęściej używanych szablonach:

Pulpit pomaga zapobiegać nieoczekiwanym problemom. Informuje, gdy zbliżasz się do limitu szablonów lub go osiągniesz, dzięki czemu możesz zareagować, zanim dojdzie do zakłóceń w przepływach pracy. Ułatwia też sprawdzanie, w jaki sposób używane są szablony, i zarządzanie nimi na całym koncie.

Wskazówka: Administratorzy w planie Enterprise mogą określić, kto może tworzyć szablony zarządzane. W tym celu włącz uprawnienie konta „Tworzenie szablonów zarządzanych” na karcie „Uprawnienia” w sekcji Administracja.

Obsługiwane kolumny

Większość kolumn jest obsługiwana podczas przenoszenia nowo dodanych kolumn z szablonu zarządzanego do instancji, ale niektóre są obsługiwane tylko częściowo.

Następujące typy kolumn są obsługiwane częściowo

• Kolumna osi czasu: ustawienia kolumny są obsługiwane częściowo. Ustawienie terminu, połączenie z kolumną czasu trwania i ustawienie przypomnień o dacie nie zostaną przeniesione z szablonu zarządzanego.
• Kolumna zależności: ustawienia kolumny nie są obsługiwane.
• Kolumna przycisku: ustawienia kolumny nie są obsługiwane.
• Kolumna postępu: ustawienia kolumny nie są obsługiwane.
• Kolumna łączenia tablic: ustawienia kolumny nie są obsługiwane.
• Kolumna lustrzana: ustawienia kolumny nie są obsługiwane.
• Kolumna e-mail: zmiany w poszczególnych adresach e-mail nie są obsługiwane.

Wskazówka: Kolumna formuły jest już obsługiwana w szablonach zarządzanych. Pamiętaj, że kolumnę i jej ustawienia można edytować tylko w samym szablonie, a nie w jego instancjach.

Ograniczenia

Podczas korzystania z funkcji szablonów zarządzanych należy pamiętać o kilku ograniczeniach:

• Jednocześnie możesz opublikować maksymalnie 20 nowo dodanych kolumn.
• Podczas publikowania nowych zmian możesz opublikować maksymalnie 25 nowo dodanych elementów i 20 grup.
• Jeśli opublikujesz zmiany obejmujące nieobsługiwaną kolumnę, instancje otrzymają wszystkie opublikowane, obsługiwane kolumny. Nieobsługiwana kolumna nie zostanie jednak dodana do instancji.
• Szablon może zawierać maksymalnie 30 elementów składowych (tablic, dokumentów i pulpitów) oraz 2500 elementów.
• Szablon może mieć maksymalnie 1000 instancji.
• Każda tablica w szablonie zarządzanym może zawierać maksymalnie 300 kolumn.